会议邀请详细流程

一个会议要怎么去邀请人呢，希望下面的这些内容能帮到你。

a、信息发布

b、回执处理

c、确认通知

信息发布

从媒体上分，邀请有以下几种形式：

印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)

电子邮件

印刷媒介公告

电子媒介公告

信息发布的内容通常包括：

主题

时间

地点(暂定或者候选)

主要议程及安排

费用 标准等

有些还附送会议企划书，目的是让与会者了解参会的意义及对会议的期望。

回执处理

对于主办者来说，回执是对会议策划活动成功与否的判定标志之一。

回执单的设计非常重要，应当做到合理、圆满，通常包括如下信息：

a、明确的人数

b、职务

c、性别

d、联系方式

e、预计到达目的地时间

f、迎送要求等

回执收到后，通常需要统计、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。

回执可以有多种形式，如：

a、传真

b、信函

c、电子邮件

d、网路回执

e、电话

需要指出的是，如果会议和条件允许，应该在回执中考虑到与会者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等。

确认通知

如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。

同时发出的应该还有：

a、会议的确切地点

b、时间

c、议程

d、签到程序

e、会展注意事项等。

会议通知有哪几种方式?

会议通知的方式各种各样，其主要方式有：

a、口头通知

b、电话(传真)通知

c、书面通知

d、电子邮件

口头通知

这种方式最突出的优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。

电话(传真)通知

大多数会议都采取这种方式通知。以电话(传真)为媒介传递信息，快捷、准确、到位，一般情况下，成本也不高。当然，以这种方式传达通知时，会务人员必须作通知情况书面记载。

书面通知

书面通知是一种传统的方式，适合大型会议。如由于书面通知在传递过程中需要一定的时间，所以要提前准备，如果在预定的时间里对方没有收到，还需要及时采取补救措施。

电子邮件

它是信息时代的产物，综合了上述三种方式的优势——快捷、准确、低成本，而且内容清楚，一目了然。目前，通过电子邮件传达会议通知的情况越来越多。但是，由于有的地方尚未普及网络技术，所以这种方式目前还未被普遍采用。

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